Conducerea evidenţei contabile în partidă simplă - partea 2

        Reconstituirea documentelor justificative şi financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

    Operaţiunile privind evidenţa şi gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale şi băneşti şi a altor valori ale contribuabililor se consideră valabile numai dacă sunt justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite.

     În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile şi justificative, contribuabilul va lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de cel mult 30 de zile de la constatare.

     Contribuabilul care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori financiar-contabile are obligaţia să încheie un proces-verbal care să cuprindă:

    - datele de identificare a documentului dispărut;

    - numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

    - data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

    Persoana responsabilă este obligată ca o dată cu semnarea procesului-verbal să dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.

     Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz.

    Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:

    - sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;

    - dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;

    - copie de pe documentul reconstituit;

    - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

    - declaraţia persoanei responsabile.

    În cazul în care documentul dispărut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisă a contribuabilului care a cerut documentul. În acest caz unitatea emitentă va trimite contribuabilului care a primit documentul, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

    . Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea "Reconstituit", cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

    Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă.

    Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă. În acest caz vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

     Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, nu anulează eventualele sancţiuni disciplinare sau penale, însă poate constitui motiv de revizuire a acestora, în condiţiile legii.

    Pentru pagubele generate de dispariţia, sustragerea sau distrugerea documentelor se pot stabili răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea şi găsirea acestora.

    În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire.

     Formularele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, pierdute sau sustrase, se declară nule în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, după sesizarea organelor de drept.