Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative şi financiar-contabile

    Contribuabilii au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum şi documentele justificative, care stau la baza înregistrării în evidenţa contabilă în partidă simplă.

    Termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi, a Registrului-inventar, precum şi a documentelor justificative şi financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii anului fiscal în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

     În cazul încetării activităţii contribuabilului, documentele se predau la arhivele statului în conformitate cu dispoziţiile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, dacă legea nu dispune altfel.

     Arhivarea documentelor justificative şi financiar-contabile se face, de asemenea, în conformitate cu prevederile legale, cu respectarea următoarelor reguli generale:

    - documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

    - gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an fiscal la care se referă acestea;

    - dosarele conţinând documente se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

    - evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul unui registru de evidenţă curentă, în care sunt ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor financiar-contabile intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

             Norme privind înregistrarea veniturilor

     Evidenţa contabilă în partidă simplă a veniturilor se ţine pe feluri de venituri, după natura lor, astfel:

    a) venituri din activităţi care constituie fapte de comerţ;

    b) venituri din profesii libere;

    c) alte venituri.

    Pentru asociaţiile fără personalitate juridică evidenţa contabilă în partidă simplă a veniturilor se va ţine în mod distinct.

     Evidenţa contabilă în partidă simplă a operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

     În cazul în care bunurile din patrimoniul afacerii trec în patrimoniul personal al contribuabilului, suma reprezentând contravaloarea acestora se include în venitul brut, considerându-se o înstrăinare.

    În cazul în care asociaţiile îşi încetează activitatea, iar foştii asociaţi continuă să funcţioneze în mod individual, bunurile din patrimoniul asociaţiei trec în patrimoniul noilor afaceri, se înscriu în Registrul-inventar al acestora şi se amortizează în continuare, se consumă sau se vând, după caz.

    În toate cazurile de înstrăinare este necesară evaluarea bunului, care se poate face la preţurile practicate pe piaţă sau stabilite prin expertiză tehnică.

    În cazul încetării definitive a activităţii, sumele obţinute din valorificarea bunurilor patrimoniului afacerii, înscrise în Registrul-inventar (mijloace fixe, obiecte de inventar etc.), precum şi stocurile de materii prime, materiale, produse finite şi mărfuri rămase nevalorificate sunt incluse în venitul brut.

     Stabilirea venitului net obţinut sau a pierderii înregistrate în cadrul asocierii se determină pe fiecare contract de asociere.

     Pentru înregistrarea veniturilor din activităţi independente contribuabilii vor utiliza, în funcţie de specificul activităţii şi de necesităţile proprii, formularele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare.

    - Chitanţă 

    - Factură  şi Factură fiscală;

    - Bon de comandă-chitanţă;

    - Fişă de magazie a formularelor cu regim special;

    - Monetar;

    - Extras din borderoul de plăţi.

    Constituie venit brut venitul încasat în cadrul unui an calendaristic, indiferent de perioada în care au fost efectuate prestaţiile.

    Pentru fiecare tip de activitate desfăşurată se va întocmi Fişa pentru operaţiuni diverse în care se vor înregistra toate documentele în ordine cronologică.

    Contribuabilii care desfăşoară activităţi de:

    - comerţ angro vor întocmi pentru livrările efectuate formularele Factură , respectiv Factură fiscală;

    - comerţ cu amănuntul vor întocmi zilnic formularul Monetar,  în condiţiile în care nu se utilizează aparate de marcat electronice fiscale;

    - producţie vor întocmi pentru livrarea producţiei formularele Factură, respectiv Factură fiscală  şi/sau Chitanţă, după caz.

    Contribuabilii care desfăşoară următoarele activităţi:

    - organizarea de spectacole (culturale, sportive, distractive etc.);

    - activităţi al căror scop este facilitarea încheierii de tranzacţii comerciale printr-un intermediar (contract de comision, contract de agent, consignaţie sau mandat comercial);

    - activităţi de editare, imprimerie, multiplicare, indiferent de tehnica folosită, şi altele asemenea;

    - transport de bunuri şi de persoane;

    - alte activităţi, precum şi pentru veniturile din profesii libere şi veniturile din drepturi de proprietate intelectuală pot întocmi, în funcţie de natura activităţii, de frecvenţa încasării sau de felul serviciilor prestate, precum şi de alte elemente specifice activităţii desfăşurate, formularele Factură, respectiv Factură fiscală, Chitanţă  sau alte formulare cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, .

        Reconstituirea documentelor justificative şi financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

    Operaţiunile privind evidenţa şi gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale şi băneşti şi a altor valori ale contribuabililor se consideră valabile numai dacă sunt justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite.

     În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile şi justificative, contribuabilul va lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de cel mult 30 de zile de la constatare.

     Contribuabilul care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori financiar-contabile are obligaţia să încheie un proces-verbal care să cuprindă:

    - datele de identificare a documentului dispărut;

    - numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

    - data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

    Persoana responsabilă este obligată ca o dată cu semnarea procesului-verbal să dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.

     Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz.

    Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:

    - sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;

    - dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;

    - copie de pe documentul reconstituit;

    - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

    - declaraţia persoanei responsabile.

    În cazul în care documentul dispărut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisă a contribuabilului care a cerut documentul. În acest caz unitatea emitentă va trimite contribuabilului care a primit documentul, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

    . Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea "Reconstituit", cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

    Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă.

    Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă. În acest caz vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

     Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, nu anulează eventualele sancţiuni disciplinare sau penale, însă poate constitui motiv de revizuire a acestora, în condiţiile legii.

    Pentru pagubele generate de dispariţia, sustragerea sau distrugerea documentelor se pot stabili răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea şi găsirea acestora.

    În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire.

     Formularele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, pierdute sau sustrase, se declară nule în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, după sesizarea organelor de drept.